Tietosuojaseloste

grail Questin rekisteri- ja tietosuojaseloste


Päivitetty viimeksi 10.9.2018.
Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § mukainen rekisteriseloste

 

Yleistä


Grail Quest Oy on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

Tällä rekisteri- ja tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilöiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot ilmoittautuakseen Grail Questin tapahtumiin.

 

1. Rekisterinpitäjä


Grail Quest Oy
Kalliomäentie 8b G,
01840 Klaukkala


2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ville Nikola
ville@grail.gg


3. Rekisterin nimi


Grail Quest tapahtumien yhteystietorekisteri.

 

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


Grail Quest Oy:n yhteystietorekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään Grail Questin työntekijöiden, vapaaehtoisten, yhteistyökumppaneiden, median edustajien, kutsuvieraiden, sidosryhmien ja alihankkijoiden koordinoimiseen ja heihin kohdistuvaan yhteydenpitoon sekä näiden suhteiden ylläpitoon ja kehittämiseen. Rekisterin tietoja käytetään myös tapahtuman järjestämistä helpottaviin tilastollisiin laskutoimiin. Näiden tulokset eivät ole yhdistettävissä yksittäisiin henkilöihin. Käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely.


5. Rekisterin tietosisältö


Grail Questin tapahtumien yhteystietorekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:


• Etu- ja sukunimi
• Osoitetiedot
• Syntymäaika
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Yritys, mihin henkilö liittyy


Sekä tarvittaessa muita ilmoitettuja tietoja.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet


Tiedot rekisteriin saadaan verkkolomakkeiden kautta, jonka henkilöt itse täyttävät. Lisäksi tietoja voidaan kerätä suoraan henkilöiltä niin, että yhteyshenkilö kerää kootusti tiedot ja toimittaa ne Grail Questin edustajalle.


7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille ainoastaan Grail Questiin liittyvää koordinointia ja yhteydenpitoa varten. Henkilöihin voi olla yhteydessä Grail Questin vastuuhenkilöt ja/tai festivaalin henkilöstö sähköpostitse, puhelimitse tai postitse.

Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta; teknologian suojaamiseksi; oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi; organisaatiomme, työntekijöidemme tai yleisön oikeuksien, etujen tai turvallisuuden suojaamiseksi; tai petoksen, muun rikoksen tai sääntöjemme rikkomisen tutkimisen yhteydessä.

Tietoja ei luovuteta rekisteristä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle.


8. Rekisterin suojauksen periaatteet


Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja sähköisessä muodossa järjestelmissä, jotka ovat suojattu normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt Grail Questin työntekijät, jotka ovat salassapitovelvollisia. Manuaalinen aineisto säilytetään luottamuksellisena lukituissa tiloissa. Säilytämme henkilötiedot vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä yhteystietorekisterissä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, kuitenkin vähintään vuoden ja enimmillään viisi vuotta tiedon kirjaamisesta. Tietoja säilytetään kuitenkin tätä kauemmin, jos laki tai viranomaismääräykset tätä edellyttävät.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet


Oikeus tietojen tarkastamiseen
Sinulla on oikeus päästä käsiksi tai saada kopio meidän käsittelemistä sinua koskevista tiedoista. Saatamme kieltäytyä tarjoamasta sinulle kopiota tiedoistasi, jos tällainen menettely vaarantaisi muiden oikeuksia ja vapauksia.

Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisterissä olevan henkilön antamaan suostumukseen, rekisterissä oleva  henkilö voi koska tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen tekemistä suoritetun henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.

Oikeus oikaista tietoja
Sinulla on oikeus saada tallentamamme sinua koskevat väärät tai vaillinaiset henkilötiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi.

Oikeus tietojen poistamiseen
Voit myös pyytää meitä kokonaan poistamaan sinua koskevat henkilötiedot järjestelmistämme. Toteutamme tällaisen pyynnön, ellei meillä ole oikeudellista perustetta olla poistamatta tietoja.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus erityisen henkilökohtaisen asiantilan perusteella vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä.Me noudatamme vaatimustasi, ellei meillä ole oikeudellista perustetta toimia toisin.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Voit vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tietojesi poiston tai niiden oikaisun aikana ja/tai silloin, kun meillä ei ole oikeudellista perustetta tietojesi käsittelyyn.

Oikeus tietojen siirtämiseen
Sinulla on oikeus saada kaikki meille antamasi, itseäsi koskevat tiedot koostetussa ja  yleisesti käytetyssä muodossa. Tämän  jälkeen sinulla on oikeus itsenäisesti siirtää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle.

Miten voit käyttää oikeuksiasi
Annettuja oikeuksia ottamalla meihin yhteyttä sähköpostilla aiemmin esitettyyn osoitteeseen. Viestin tulee sisältää seuraavat tiedot: Rekisterissä olevan henkilön koko nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pystyäksemme vahvistamaan rekisterissä olevan henkilön henkilöllisyyden. Saatamme hylätä vaatimukset, jotka ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.